同志社不動産会Ｒ・Ｅクローバー倶楽部様は、学校法人同志社を構成する大学、女子大学、4つの高等学校、4つの中学校、小学校及び幼稚園に在籍した校友で、不動産業界及び建築、設計、設備、資材、法律、税務等の関連業界に従事する方を対象に構成されています。
今回のインタビューはそんなＲ・Ｅクローバー倶楽部様の中で、システムの導入から現在の管理まで、中心となってご担当されているIT部会の方々から、メールでのご質問にご回答を頂きました。
同志社出身者の方々が、相互連携しながらビジネスをしていこうという場であります。不動産関係の仕事に従事している方がベースにはなりますが、周辺ビジネスも含めてと考えておりますので、保険、銀行等の金融機関に勤めている方、また、建築士、設計士、司法書士、不動産鑑定士、税理士、会計士、弁護士といった各種士業の方など、不動産に関わる様々な分野の方々が参加し、活発に情報交換をしております。
また、参加者は大手企業から個人事業主まで様々ですし、役職も年齢も様々。ただ、会の中では先輩後輩も関係なしに、すべてフラットな関係で、やり取りをしていくというのがモットーとなっております。
まず、300名近くのメンバーのEXCELでの名簿管理が煩雑になってきていたことがあります。そして、年間30～40件ある大小各種イベントの案内や情報のやり取りなどを事務局が全員にメール配信する仕組みでありましたので、これらに対応する事務局の負担がかなり大きくなってきておりました。そこで、名簿管理やイベントの出欠管理における事務局の負担を軽減し、さらにもう少し手軽に会員間の情報共有ができないかということを、常に模索しておりました。
他社システムの導入や既存のホームページ内に類似機能の作成など、幾つかの方法を検討致しましたが、事務局の負担軽減とメンバー間の情報共有に必要な機能が備わっていること、費用的にも予算内に収まること、さらに、導入事例に同様の問題を抱える同窓会組織運営での活用事例があったことなどが決め手となりました。
主な導入目的である「名簿管理」を使用しているほか、「お知らせ」を使って物件情報等の発信を行っております。また、「ニュース」を使ってイベントの活動報告の発信を試し始めております。ただ、基本機能を使いこなした本格活用はまだこれからだと考えております。
各種イベントが毎月ありますので、フルに活用させて頂いております。事務局のイベントにおける出欠管理が楽になったことはもちろんですが、招待状機能により出欠回答がクリックだけでできるとういう点で、今までメールやFAXで必要事項を記入して回答していた会員の作業が軽減されたため、出欠回答の集まりが早くなりました。
当初想定していなかった効果として、特に会員サイトにて出席予定者を確認できる機能について、会員からも有りがたいとの声が出ております。あの人が行くから私も参加する的な判断ができるということのようです。また、参加者に対してイベント開催日の数日前に再案内を送れるというリマインダーメール機能についても、わざわざ過去のメールを遡ってイベント会場などの詳細を確認する必要がなくなったという点で、有りがたいとの声が出ております。
概ね、満足の様子です。先の質問への回答でも書かせて頂きましたが、特に本来意図していなかった部分での評価が高いです。結構ご高齢の方が会員には多いのですが、運営サイドが思っていたほど毛嫌いはされていないようです。
スマートフォンやタブレットでも会員サイトを閲覧できるため、外出先から会員の連絡先等の情報を確認し、会員間で連絡を取れるのが便利という声も出ております。
まだまだフル活用しているとは言い難く、メンバー向けの説明会の開催を計画しながら、メンバー全員の活用を進めていこうと考えております。
また、主な導入目的である事務局の負担軽減については一定の効果が得られましたので、次のステップとして、各支部単位でのグループ機能の活用や会計担当の負担軽減を目的とするペイメント機能についても検討していきたいと考えております。
IT部会の皆様、ご協力ありがとうございました。
同志社不動産会Ｒ・Ｅクローバー倶楽部様HP → http://www.clover-club.jp/
会員サイト → https://clover-club.alumnet.jp/
※本ページの情報は2014年3月におけるものです。
