慶應陸上競技倶楽部様は慶應義塾体育会競走部に所属していたOBOGを中心とした組織で、現役生を含めて約1,400名の会員が在籍し、現役生の支援やOBOG相互の親睦を目的に活動されています。歴史は古く、1917年の創部以来多くの名選手を輩出し続けており、東京2020オリンピック・パラリンピックでも、OBOGの方が選手として活躍されています。
今回は、慶應陸上競技倶楽部で理事を務められている藤井様と朽津様にお話をお伺いしました。
システム導入前は、多岐にわたる名簿情報をエクセルで管理していましたが、OBOGが直接情報を確認したり更新したりすることができず、情報が古くなっていました。会員自身が情報を見られるような仕組みはないか、と思ったのがきっかけです。
大本の名簿データとは別に関係者がコピーを持つような状態だったので、情報の更新に差が出たり、手間がかかったりする問題もありました。また、会費の納入状況は名簿とは別に管理していたので、一緒に管理してシステムから未納者に連絡を取りたいという思いもありました。
導入前にもう1社話を聞きましたが、その会社は一からシステムを作るところだったので、最終的にどうなるのかイメージが持てませんでした。スマートコアはシステムとしてすでに機能があり、ホームページを見たときに理想としていたことができると感じました。
導入にあたり重要視していたのはセキュリティ面です。個人情報を管理するシステムとして、PマークやISMSといった認証を持っていることは安心につながりました。
現役生からは、システムでOBOGの就職先情報を検索して直接OB訪問の依頼ができるようになってありがたい、と言われています。自主的にグループを作ってシステムを活用している会員もいます。
管理する立場では、クラウドにしたことでエクセルよりもだいぶ管理が楽になったと感じています。名簿の情報だけではなく、会報誌やメールを送った際に届かなかったという記録、それに亡くなった方の情報も一元的に管理ができるのはすごく便利です。
会費の点でもメリットはありました。これまでは会費の支払い状況や登録している銀行口座が会員側では分からなかったため、実際には払っていないのに払っていると思い込んでいる会員もいました。今では会員が自分で状況を確認できるので、以前よりも会費の納入率が上がりました。
システムを通すことで連絡が取りやすくなったことも、メリットとして挙げられます。OB会とは言っても知らない人がいる中で、いきなりメールで連絡が来るのは抵抗があるものです。なぜメールアドレスを知っているのかという話になることもありました。システムから登録しているメールアドレスに連絡がいくことで、抵抗なく会員はメールを受け取れるようになりましたし、逆に会員からも管理側に連絡が取りやすくなったと感じています。
今は収納代行業者から口座振替の結果のデータが来て、それをスマートコアに反映しています。今後は、収納代行との連携もできると良いと思っています。
藤井様、朽津様、インタビューへのご協力誠にありがとうございました。
慶應陸上競技倶楽部様公式サイト → https://www.keio-tfob.org/※本ページの情報は2021年8月におけるものです。
