イベント｜会員管理システム・会員制サイト【スマートコア】

イベント運営にかかわるあらゆる作業を、１つのシステムで

セミナー、総会、懇親会といったイベントの運営において、参加者への対応や事務作業を丁寧かつ迅速に行うことは、当日のイベントを充実させるために欠かすことができない業務です。スマートコアのイベント機能は、イベントの告知から終了後までの業務を全てサポート。“縁の下の力もち”として、イベントの成功をお手伝いします。

イベント機能の特長

インターネットからイベントの参加申し込み

管理者がイベントを作成すると、会員サイトにそのイベントのページが表示されます。会員は、イベントページのボタンをクリックするだけで、イベントの参加申込を行うことができます。

参加申し込み期間の出欠状況をいつでも確認

会員がイベントページから出席の申込をすると参加者リストが自動的に更新されるので、タイムリーにイベントの出席予定者数を確認することができます。出欠状況や会費の支払状況で会員を検索することができるので、開催日が近付いていることを知らせる「リマインドメール」や会費の入金を促すメールの送信もかんたんにできます。

Zoomと連携してイベントを開催

管理者がZoomとアカウント連携することで、イベント作成時に自動でZoomミーティングルームが作成されます。イベント当日の出席状況は、Zoomの情報から簡単に更新できます。

イベント出席者の名簿を出力

出席予定者のリストをエクセルファイルで出力することができるので、出席者名簿の作成もスムーズです。

招待制のイベントを開催

すべての会員が参加できるイベントだけでなく、一部の会員だけが参加できる招待制のイベントを設定することが可能です。招待する会員は、名簿から検索できるので、リストもすぐに準備できます。

イベントの会費までまとめて管理

出席予定者のリストで、会費の支払状況も管理することができます。入金状況を確認したり、会費が未払いの会員に対する督促メールの送信もかんたんです。また、会費・決済機能と組み合わせればオンライン決済が可能になるので、さらに便利です。

必要に応じて定型文のメールを送信できるテンプレート

イベントを行う際には、会員への参加登録受付や幹事への新規参加者のお知らせなど、状況に応じてさまざまな連絡が必要になります。スマートコアでは10種類のメールテンプレートを用意しているので、すぐに必要なメールを送信することができます。また、テンプレートを編集して、メールタイトルや文面を特定のイベント仕様に変更することができます。

会員がイベントを作成できる

イベント機能は会員も使うことができます。会員自身が自主的に様々なイベントを企画し、開催することができます。

承認制なので事務局も安心

会員なら誰でもイベントを開催できるといっても、「運営方針に合わないイベントを勝手に開かれると困る」という心配もあります。会員の作成したイベントについては、管理者の承認制にすることで運営方針に沿ったイベントだけを公開することができます。

イベントの主な機能

イベント作成

イベントを作成する際に行うことができる様々な設定です。１つ１つのイベント毎に設定ができるので、内容に合わせてさまざまなイベントを開催することができます。

イベント情報入力

イベント名、開催日時、場所、主催者といった基本情報、イベントの詳細説明文、会員サイトに表示するイベントページの背景画像などを入力します。

公開設定

作成したイベントの会員サイトでの表示について、「招待者にだけ表示」または「会員全員に表示」から選択できます。

申込受付期間設定

申込受付期間を設定し、期間を過ぎたイベントは、参加受付を終了させる機能です。

定員設定

参加申込者数を予め設定することにより、定員に達した段階で、会員サイトから申込み受付を終了します。

参加権限設定

イベントの参加申込が出来る権限を「招待者のみ可能」または「会員全員可能」から選択できます。

出欠登録・変更通知設定

会員サイトで参加申込、あるいは出欠の変更が行われた時に、管理者へメールで通知されるように設定することができます。

Zoomイベント

任意のミーティングパスコードを入れるだけで、自動でイベント専用のミーティングルームを作成できます。

会員サイトイベントページ

実際に、会員サイトにイベント情報を告知する際には、参加者に気軽にご利用いただき、また、興味を持っていただけるようなサポートのできる設定をご用意いたしました。

詳細情報表示

イベント名、開催日時、場所、連絡先、主催者、イベントの詳細説明文などが表示されます。

開催場所MAP表示

開催場所として表示されている住所の地図が表示されます。

参加申込・出欠変更

「出欠登録」ボタンをクリックすることで、イベント参加申込や申込のキャンセルなどを行うことができます。また、出欠の登録時にはコメントを残すことができます。

Zoom情報

Zoom連携したイベントに「出欠登録」した会員は、ZoomイベントUＲＬのリンクとパスコードを閲覧できるようになります。

参加者リスト・コメント表示

イベントに参加を予定している会員のリスト、出欠登録時のコメントが表示されます。
※参加者リスト・コメントは非表示に設定することができます。

イベント管理

作成したイベントのリスト表示や、会員もイベント作成を行う際の設定など、さらに広い視野での管理を簡単に行うための機能です。

イベントリスト

作成した全てのイベントがリスト表示されます。日程、幹事名、イベント名、表示ステイタス等での検索、会員が作成したイベントの承認、イベントの削除などを行うことができます。

イベント作成権限設定

イベントの作成権限について、「管理者のみ作成可」「会員も作成可（管理者の承認制）」「会員も作成可（管理者の承認なし）」から選択できます。

申込受付＆出欠管理

会員からのイベント参加申込時のさまざまな動作に関連した機能です。自動的に行われる便利な動作は、イベントに関する管理をより明確なものにします。

会員サイトと連動

会員サイトのイベントページで参加申込、出欠の変更、コメントが行われると、管理者サイトのリストが自動更新されます。

参加者リスト

イベントに参加申込をした会員がリストで表示されます。

コメントリスト

出欠登録時に会員が残した全てのコメントが一覧で表示されます。

招待制イベント

正会員だけが参加できるイベント、など、参加条件を指定した招待制のイベントを作成することも可能です。招待をする会員の選別も、メール送信も、簡単動作で行うことができます。

招待メール

特定の会員だけをイベントに招待するメールを送信できます。招待メールを送信した会員は、招待者リストに表示されます。

招待者リスト

招待メールを送信した会員がリスト表示され、会員ごとに出欠予定を確認できます。また、招待者の総数、出席者と欠席者それぞれの合計数を確認することができます。

招待者リスト自動更新

招待メールを送信した会員が出欠の登録を行うと、その結果が招待者リストに自動的に反映されます。

出欠確認メール

出欠が未定の会員に対して、出欠の登録をお願いするメールを送信します。

メール設定

イベントに関連した様々なお知らせメールを、選択した会員に一斉に送ることができる機能です。文書テンプレートもご用意し、スピーディーな処理を可能にしています。

リマインダーメール

開催の直前には、開催日までの残り日数を通知する、リマインダーメールの送信を行うことができます。出席予定の全員・または一部の会員を選択し、スピーディーに通知を行います。

お礼メール

イベント終了後には、参加者へ向けて、お礼メールの送信ができます。イベントが無事に終了したことへの御礼や、次回の告知など、その後に継続する橋渡しとしてご利用頂くことができます。

文書テンプレート

各メールはテンプレートになっており、団体名やイベント名、会員氏名などが自動的に差し込まれます。テンプレートは自由に変更することができます。

参加費管理

会費の管理も、会員サイトと連動して行うことができます。オプションモジュールのペイメント機能と併用すれば、本格的な入金管理も可能です。

入金管理

参加者ごとに参加費の支払状況を管理します。支払済み、未払いそれぞれの合計人数と合計金額が参加者リストに表示されます。

ペイメント機能との連動

入金リストのアップロードによって入金処理を一括して行うことができます。また、外部決済サービスと連携すれば、オンライン決済も可能です。

簡易アンケート（質問フィールド作成）

会員がイベントの出席登録をする画面に、かんたんな質問を追加することができます。二次会の出欠やお弁当の要否の確認などに使えます。

入力形式

ラジオボタンでYES/NOを選択させたり、テキストボックスに短い文を入力させたり、質問内容に応じて回答の形式を使い分けられます。

複数の質問を設定可能

1つのイベントに対して、5つまで質問を設定することができます。

お客様の声

同志社不動産会 R・Ｅクローバー倶楽部様

「各種イベントが毎月ありますので、フルに活用させていただいております。事務局のイベントにおける出欠管理が楽になったことはもちろんですが、招待状機能により出欠回答がクリックだけでできるという点で、今までメールやＦＡＸで必要事項を記入して回答していた会員の作業が軽減されたため、出欠回答の集まりが早くなりました。当初予想していなかった結果として、特に会員サイトにて出席予定者を確認できる機能について、会員からも有りがたいとの声が出ております。あの人が行くから私も参加する的な判断ができるということのようです。また参加者に対してイベント開催日の数日前に再案内を送れるというリマインダーメール機能についても、わざわざ過去のメールを遡ってイベント会場などの詳細を確認する必要がなくなったという点で、有りがたいとの声が出ております。」