イベント・セミナーを開催する

会員管理をベースに、効率的にイベントやセミナーを管理できます。

会員管理、決済、イベント運営管理を一元管理。
事務作業を効率化できます。

イベント管理のイメージ図

イベント機能を追加することで、大会、セミナー、研修など、規模や種類を問わずさまざまな会員向けイベントの申し込み、出欠管理を会員サイト上で行うことができます。また、会員管理システムだからこその、使い勝手のよさがあります。

会員管理システムだからできる詳細な会員情報管理

スマートコアは会員管理システムですので、より詳細に会員情報を管理することができます。任意でのプロフィール項目の追加、プロフィールページのレイアウト設定はもちろん、会員種別、支部による管理など、団体のニーズに合わせて会員情報を管理できます。

イベントの参加状況などは会員情報の一部として記録されるので、複合的に会員情報を管理することができます。

名前やメールアドレスで迅速に参加者情報を検索できます。

過去のイベント参加者データを蓄積します。同じイベントに複数回参加した人や、会場ごとの参加者をグループ化でき、リピーターへのアプローチや会場ごとの対応が容易です。

高い機能性

イベント情報の表示と参加申込を行うためのページは、開催日時や場所といった基本情報と、定員や会費、参加権限といった設定を入力するだけでかんたんに作成できます。

会員は、会員サイトにアクセスしてイベント情報のページを開き、そこに設置された出席ボタンをクリックするだけで、イベント出席の登録をすることができます。

会員が出席登録を行うと、その情報は管理者用の画面に自動的に反映されるので、イベント出席予定者の人数を即座に知ることができます。

複数の開催地や日程をひとつの管理画面で設定・管理できます。

既存のイベント設定(タイトル、スケジュール、参加者フォームなど)を保存して複製できます。複製に必要な変更を加えることで、毎回ゼロから作成する手間が省けます。

複数のイベントの参加者データやフィードバックを一元管理し、比較分析できます。

イベント機能に加えてグループ機能を追加すれば、グループごとに独自のイベントページを作成することができます。グループのオーナーが幹事となって、グループメンバーだけが参加できるイベントを作成することができます。

オンライン決済との連携も可能

イベント機能に加えてペイメント(会費・寄付・物販)機能を追加すれば、イベント会費の管理ができます。CSV形式のファイルをアップロードして入金情報を更新したり、イベント申込み時に参加費をオンラインで決済(※決済サービスとの連携が必要です)したりすることが可能になります。

「サブスクペイ」「決済ステーション」「「決済ステーション」「Stripe」など、様々な決済サービスと連携しているので、ニーズに合った決済サービスが選べます。

会員種別に応じた料金設定、割引の設定ができます。

スマートコアを利用したイベント開催の流れ

スマートコアを利用してイベントを開催する際の流れを時系列でまとめます!以下のステップに沿って利用することで、効率的にセミナーを運営でき、手作業の負担が減り、セミナー運営のクオリティ向上につながります。

1. 準備段階

イベントの企画

システムでイベントを作成
イベントのタイトルや日程、場所(オンラインの場合はプラットフォーム情報)を登録します。
オンラインフォームの作成と公開
イベント参加申し込みフォームを作成します。入力項目はカスタマイズ可能です。
会員認証
会員専用ログインページを設け、会員番号やメールアドレスで認証。非会員がアクセスした場合は、一般登録や会員登録ページへの誘導。
チケット種別・割引・特典の設定
登録チケット種別(無料、有料、VIPなど)を設定可能。会員専用料金を設定(例: 会員5000円、非会員8000円)。セミナー資料の無料配布や事前質問の受付などの特典を提供。
スケジュール設定
セッションや登壇者情報を入力してスケジュールを公開。

イベントの告知と参加者募集

SNSやメールで告知
登録ページリンクをSNSやメルマガで配信。
リマインダー送信
イベント日時が近づいたら、登録者へ自動リマインダーを設定。

招待と参加登録

限定招待機能
特定ののメンバーのみが登録できる仕組みを導入。登録用URLをメールや会員専用サイトで共有。
簡単な登録フォーム
作成しておいてフォームに必要事項を入力してもらう。追加で「参加目的」や「当日の役割希望(スピーチ、サポートなど)」を聞くと運営の参考に。
オンライン決済
クレジットカードや銀行振込、PayPalなどの複数支払い方法を用意。早期割引(Early Bird)やグループ割引のオプションも設定可能。
領収書・請求書発行
支払い後、自動で領収書や請求書を送信。法人会員向けに請求書払いも対応可能。
既存の会員管理システムとの連携
登録フォームを会員データベースと連携させ、参加履歴やステータスを自動更新。

2. イベント直前

参加者を確認する

出席リストの確認
登録者情報をダウンロードし、必要な場合は名札を作成。
名札の作成
事前に登録情報から自動生成される名札を準備。
参加者リストとグループ分け
同じ興味や関心を持つ人同士をつなげやすくする。事前にマッチングして、席をアレンジする。
受付準備
QRコードやバーコードで参加者をスムーズにチェックインする仕組みを準備。

※オンラインセミナーの場合

ログイン情報の配布
ウェビナーツール(ZoomやWebexなど)のリンクや参加方法を送信。
システム連携
イベントシステムとウェビナーツールを連携させ、参加状況をトラッキング。
オンライン/ハイブリッド対応
遠方の参加者が参加できるよう、オンライン配信の併用を検討。ZoomやMicrosoft Teamsと連携してオンライン参加者リストも管理。

3. イベント当日

受付

QRコードチェックイン
参加者がQRコードを提示し、スキャンで受付完了。
リアルタイム更新
受付状況がシステムに自動反映され、手動確認の手間を削減。
同じ興味や関心を持つ人同士をつなげやすくする。事前にマッチングして、席をアレンジする。
受付準備
QRコードやバーコードで参加者をスムーズにチェックインする仕組みを準備。

イベント当日の運営

セッション案内
参加者にリアルタイムでスケジュールや部屋情報を通知。
リアルタイム通知
セッション開始や集合写真のタイミングをプッシュ通知で案内。
アンケート配信
各セッション後にアンケートリンクを送信し、フィードバックを即時収集。

4. セミナー終了後

分析とレポート

参加データの集計
登録者数、出席率、セッション別参加者数などを分析。
アンケート結果の確認
フィードバックをもとに次回の改善点を整理。

参加者フォローアップ

お礼メールの配信
セミナー参加者全員に感謝のメールを送付。
資料共有
プレゼン資料や録画URLを配布する場合も、システムから一斉送信可能。
写真や資料の共有
会員限定で録画や追加資料を共有。イベント終了後に写真やメッセージを共有する専用ページを作成。
次回案内の準備
参加者のメールリストを活用し、次回イベントや新情報を案内。

ご利用料金

基本機能(コアシステム)イベント機能を追加することで、イベントの運営管理ができます。

「コアシステム」+「イベント」なら、ひと月当たり17,000円(税別)からご利用になれます。

「基本機能利用料」を詳しく見る 「オプション機能利用料」を詳しく見る

導入前も、導入後もチーム体制でしっかりサポート

お問い合わせ、デモンストレーション、ご契約、導入、運用開始後のフォローをマーケティングとサポートチームが連携してサポートします。

※サポートセンターはお客様からの問い合わせの他、ご担当者様の情報、サイトの契約状況、サイトの利用状況などを集約管理するために開発されたシステムです。必要な情報が一元的に管理されているため、お問い合わせにも迅速な対応が可能です。

導入までの流れ

トライアル期間でもサポートセンターへのお問合せができます。不明な点については弊社スタッフがメールやサポートシステム、オンラインミーティングなどでフォローします。導入後も弊社スタッフが定期的にフォロー致します。

お問合せ

初回のお問い合わせは「お問合せフォーム」からお願いします。

お打ち合わせ

オンラインで、デモンストレーションやヒアリングを行います。

お見積り

ヒアリングをもとにお見積りを作成します。

トライアル

14日間無料でご利用いただけます。オンラインで操作説明を行います。

ご契約

利用申込書をお送り頂き、それを弊社が受理すると契約完了です。

導入

ご契約後最短3営業日でシステムのご利用が可能となります。


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