日航OB会様は、日本航空株式会社を退職された元従業員の方々で構成される親睦団体です。1981年10月の設立以来、定期的な会報誌発行、年間30回以上の会員限定イベントなどを行い、OBの皆様がさらなる絆を深めるための活動を続けられています。
今回は、日航OB会 事務局の江頭様、柴山様、宮田様にお話をお伺いしました。
Q1 システム導入のきっかけ
Q2 スマートコア導入の決め手
日航OB会には現在約14000名が所属し、事務局では会員氏名や住所などの基本情報のほか会費やイベント参加費を引き落とす口座情報などを管理しています。これまでは独自開発した退職者管理システムで個人情報を管理しつつ、他社制作のホームページでイベント告知や募集を行っていました。システムの中にデータはあるのですが、住所変更などの連絡は電話・FAX・メールで受け、事務局の担当者がデータを修正しなければいけません。また、基本情報データベースのほかに「口座データベース」「イベント参加データベース」など別のリストが存在していたので、問い合わせのたびにいくつもウインドウを開いて確認する手間がありました。
新しいツールを検討した理由の1つ目は、システムの開発担当者が退職し、何かあった場合のフォローが見込めなくなったからです。社内PCのOSが更新される中、従来システムでどこまで対応できるかという課題も以前からありました。2つ目は、バックアップの心配です。外付けドライブを使った方式だったため、セキュリティや万一の復元対応など今の時代に合ったものに替えたいと考えました。
3つ目は、ルーティン作業の簡素化です。主催イベントは会報誌が到着した直後から申込が殺到するのですが、いつも電話・FAX・メールで得た情報をいったん紙に出力してダブルチェックしていました。毎年イベントは地方も含め40ほどあり、抽選前の申込者は100名を超えることもあります。参加者管理は手入力したExcelで行い、収納会社より送られてくる振替エラーリスト作成でも別の手入力を行っていました。膨大な情報を効率的に集約して、これらの作業をもっと簡単にできればと思いました。
独自開発はメンテナンス含めかなり予算がかかるとわかったので、外部のシステムを探しました。具体的に検討したのは3社です。スマートコア以外の2社はACCESSデータベースを操作する従来のやり方と似た画面でわかりやすかったのですが、単に「リストを管理する」だけの機能でした。しかしスマートコアは多機能です。CMS機能を使ってホームページが自由に組み立てられますし、入力情報の集約ができて便利だと感じました。また、ホームページからの申込が行事ごとにリスト化できれば参加者と入金の管理はとても楽になります。
私たちの希望で「イベント機能に抽選フローを挟む」「金融機関フォーマットを自社仕様に合わせる」などのカスタマイズも含めて見積を取ったところ、多機能ながら予算が他社よりリーズナブルだったので「これだけできてこの費用なら」と導入を決めました。
情報がクラウドで一元化され、セキュリティレベルを上げられたのは大きな安心です。スマホやPCを扱える方はご自身で基本情報を変更できるので、その分のお問い合わせは減りました。高齢の方は電話で連絡をくださるのですが、会員番号からのひもづけで変更履歴がわかり、口座やイベントの個人情報もタブを替えるだけですぐ表示されるのでお待たせする時間が短くなりました。
行事ごとの参加者もすぐリストとしてアウトプットできます。収納会社より送られてくる振替エラーリストも、従来のような手入力ではなくリストの自動アップロードで情報を更新できるため、再連絡用の宛名出力・入金管理などが大幅に楽になりました。
今後はITに慣れた方が増えていくはずです。会員同士の交流ができるグループや掲示板の機能も使いたいのですが、今は安全性を高めてそのための環境を整える過渡期と捉えています。会員の皆様にとっても便利なツールなので、積極的に周知して活用してもらえるようにしたいと思います。
江頭様、柴山様、宮田様、インタビューへのご協力誠にありがとうございました。
日本航空株式会社様 企業サイト → https://www.jal.com/ja/
※本ページの情報は2019年1月におけるものです。
