特定非営利活動法人 日本スパ・ウエルネス協会様は、エステティック業界の健全な発展とエステティシャンの社会的地位の向上を目的として設立され、広い知識と高い技術が要求されるエステティシャンのため、学術会議、資格試験、各種講習会、サロン認証といった幅広い活動を行われています。
また、国内における業界最高峰の試験である「エステティック上級試験」の実施、国際専門職標準機構（ＩＰＳＮ）への加盟と諸外国との資格の相互認証に向けた取り組みなど、国内外において新しい取り組みにもチャレンジされています。
今回のインタビューは、事務局の清水様にお話をお伺いしました。
スマートコアの会員管理、ペイメント・モジュール、イベント・モジュールをベースにして、受験者、資格取得者、受験費用などの資格試験の管理と協会会員の会費にかかわる機能をカスタマイズ開発したシステムです。
| ご要望 | カスタマイズ内容 | 工数 |
|---|---|---|
| 会員管理や会費、資格試験の管理を行いたい。 | 資格試験管理機能の開発とペイメント連携。 | 4ヶ月 |
当協会では会員データや資格試験受験者のデータを管理しておりますが、従来使用していたシステムでは、一括で登録ができませんでした。そのため、当協会の登録養成校に所属する新入生の会員登録や、年に数十回実施する資格試験の結果登録を一件ずつ手作業にて登録していました。作業負荷が高く、データ入力だけで一日の業務が終了してしまうこともありました。
また、情報管理のシステムと会員への通知システム（メール等）が独立した別の物であったため、管理や運営が大変手間のかかるものでした。
当協会の業務要件に対して、親身に相談に乗っていただきましたし、システムの基本機能にない要望に対して適切なカスタマイズの提案をいただけました。多くの機能追加をお願いしたので費用面で不安がありましたが、予算内で収まるように必要な機能を絞ったり、代替えの運用法をいただくなど、検討していた数社の中でもっともコストパフォーマンスの高い提案をいただきました。継続的に使用するシステムですので、信頼できるパートナーとして選定しました。
資格管理機能はゼロからの新規開発でしたが、打ち合わせ時にはシステム開発経験がない私でももわかる業務フローや設計書を作成いただけました。また、実際にベースとなるシステムを使いながら説明を受けたので、手元に無い状態でも運用イメージが湧き、スムーズに話を進めていくことができました。
リリース前にも同じ機能を持ったデモシステムにて事前に確認することができたので、大きな問題無く運用開始できました。
機能ごとに独立していた各システムを１つのシステムで統一することができたので、作業効率が上がると共に作業漏れ等のミスやトラブルもなくなりました。
従来のシステムでは、登録養成校から団体で試験申込みがあった場合に1名ずつ手入力していましたが、試験申込み情報を一括で登録することができるようになって、作業時間が大幅に短縮されました。また、作業ミスも減りました。
従来のシステムでは、会員自らが登録情報を閲覧・更新することができませんでした。そのため、住所変更時に連絡がなく書面を発送しても宛て先不明で返送されたり、登録されているメールアドレスが変わって連絡が取れなくなるケースが度々ありました。
新システムでは、マイページ機能により登録状況の確認や変更時の更新を会員が自分で行うことができるため、連絡が取れなくなるケースが減りました。また、問い合わせが多かった資格取得状況の確認についても、会員が自分で確認できるようになったため、応対時間が削減されました。
現段階では事務局で会員情報と保有資格を管理し、会員がマイページで情報の閲覧・編集、資格試験の申込みをする等の活用に留まっております。
今後は当協会の普及と、イベント活動等の活性化の手段として、ニュース配信・お知らせ機能等を活用して会員向けの情報配信を積極的に行いたいと考えております。
清水様、ご協力ありがとうございました。
日本スパ・ウエルネス協会様HP → http://www.spa-wellness-japan.or.jp/
※本ページの情報は2015年3月におけるものです。
