演題、大会管理、支払管理
全てのプロセスを一つのシステムで

会員管理との一元化で、学術大会の開催・演題登録・査読管理をもっとスマートに。

ベースとなる会員管理システムに演題管理機能と大会管理(フォーラムイベント)機能を追加することで、演題の募集・登録、査読、大会当日の運営管理だけでなく、大会後の参加者へのフォローアップ、演題のアーカイブ化までカバーします。

次のようなご要望・お悩みを抱える学会様へ

会場手配などは自分たちで行えるが、大会ホームページの作成システムの手配に困っている…

別々に行っている会員管理と大会管理を一元化し、事務局の負担を軽減したい…

参加登録手続きをシンプルにして、会員にとっての利便性を高めたい

学術大会のオンライン開催に対応したいが、コスト面で不安がある…

スマートコアを使って学術大会を開催するメリット

スマートコアを利用した、学術大会開催の流れ

大会参加者・演題投稿者・演題査読者を一元管理し、査読依頼や採択通知をかんたんに。
演題の応募や査読、大会の参加登録は、手間をかけずに会員専用のwebサイトから。
大会形式はオンサイトだけでなく、ライブ配信、オンデマンド配信、そしてオンサイトとオンラインのハイブリッド開催が可能。
スマートコア一つで、学術大会が変わります。

1.演題募集

管理者画面でフォームを作成して会員サイトに公開することにより、演題を募集できます。一つの大会で複数のフォームを作成可能なので、募集条件の異なる複数の演題を募集できます。

システムにデータが登録されていれば、演題応募のたびに会員登録を行う必要はありません。特定の条件を満たした会員以外は応募できないように、制限をかけることもできます。

推薦者を登録して推薦状をアップロードしたり、発表ファイルや動画をフォームからアップロードしたりといったことも可能です。

演題管理機能を詳しく見る

2.査読管理

査読を依頼するのにふさわしい人をリストアップして、査読者としてあらかじめ登録しておくことができます。大会時には、リストの中から各演題に割り当てて査読依頼ボタンを押せば、依頼メールが自動送信され、査読依頼は完了です。

依頼を受けた査読者は、割り当てられた演題のチェック、評価やコメントの入力を、会員サイトで行うことができます。

査読の進捗は演題ごと・査読者ごとに一覧で確認でき、一覧から演題を選択すれば採択が行えます。採択後は、通知ボタンを押すことで投稿者に通知メールが送信されます。修正が必要な場合は、修正再投稿の依頼・受付も可能です。

演題管理機能を詳しく見る

3.学術大会の開催

会員サイトに大会ホームページを作成できます。大会ページでは、開催日程や会場情報の掲示はもちろん、大会参加登録の受付もできます。ログイン前のページには概要だけを表示して詳細情報や参加登録はログイン後、といったアレンジができるので、非会員に大会の情報を伝えつつ会員登録を促す、といったことも可能です。css編集で、大会ページのデザインの調整もできます。

大会プログラムは、視覚的に分かりやすいタイムテーブル形式で作成、表示できます。会員サイトでは、タイムテーブルから演題抄録の閲覧、セッション単位での参加登録が可能です。

会場に人を集めて開催するだけでなく、ライブ配信やオンデマンド配信、これらを組み合わせたハイブリッド形式での開催も可能です。また、展示会やポスターセッションをプログラムに組み込むこともできます。

ペイメント機能(オプション)を利用することで、大会参加費の管理もできます。

大会管理(フォーラムイベント)機能を詳しく見る  ペイメント機能を詳しく見る

4.フォローアップ

大会終了後は、大会参加者に宛ててお礼メール・フォローメールを送信できます。また、大会報告のためのページを作成し、会員サイトに掲出することもできます。

アンケート機能(オプション)を利用すれば、大会後にアンケートを実施できます。

大会管理(フォーラムイベント)機能を詳しく見る  アンケート機能を詳しく見る

5.演題アーカイブ

過去の大会で発表された演題をアーカイブ化し、会員がいつでも見られるようにすることができるので、サイトプレセンスの向上に役立ちます。

演題管理機能を詳しく見る

お見積り例

パターン1
利用料
会員管理
会員データベース
メール配信
マイページ
管理者管理
会員数500名の場合の一年間の利用料。
172,800円
演題管理
演題募集フォーム
発表ファイルUL
査読管理
演題アーカイブ
演題募集フォームを2種類作成。
演題募集数400件。
査読管理は利用しない。
48,000円
フォーラム
イベント
セッションタイムテーブル
ライブ配信
参加者管理
参加票出力
大会の参加人数は300名。
セッション数は20。
53,000円
合計273,800円
初期費用
内訳)演題管理・フォーラムイベントの初期導入費用。20,000円×2 = 40,000円

※プロフィール項目の設定・名簿アップロードを貴団体で行う場合。(オプションで代行可)
※オプションで、初期導入サポートパッケージを利用できます。
40,000円
(初年度のみ)
パターン2
利用料
会員管理
会員データベース
メール配信
マイページ
管理者管理
会員数1,200名の場合の一年間の利用料。
181,200円
演題管理
演題募集フォーム
発表ファイルUL
査読管理
演題アーカイブ
演題募集フォームを4種類作成。
演題募集数1,500件。
査読数3000(1演題を二人で査読)。
134,000円
フォーラム
イベント
セッションタイムテーブル
ライブ配信
参加者管理
参加票出力
大会の参加人数は700名。
セッション数は70。
88,000円
ペイメント
決済システムと連携。1年間の利用料。
78,000円
アンケート
実施回数年1回、回答者上限数500名、質問数30
36,000円
サイト言語設定
1年間の利用料。
36,000円
合計553,200円
初期費用
内訳) 演題管理・フォーラムイベント・アンケート・サイト言語設定の初期導入費用 20,000円×4 = 80,000円
ペイメント(及び決済連携)の初期導入費用 78,000円

※プロフィール項目の設定・名簿アップロードを貴団体で行う場合。(オプションで代行可)
※オプションで、初期導入サポートパッケージを利用できます。
158,000円
(初年度のみ)

※価格は全て税別表示です。
※掲載しているご利用条件・料金は2023年5月10日現在のものです。予告なく変更されることがありますので、あらかじめご了承ください。

導入前も、導入後もチーム体制でしっかりサポート

お問い合わせ、デモンストレーション、ご契約、導入、運用開始後のフォローをマーケティングとサポートチームが連携してサポートします。

※サポートセンターはお客様からの問い合わせの他、ご担当者様の情報、サイトの契約状況、サイトの利用状況などを集約管理するために開発されたシステムです。必要な情報が一元的に管理されているため、お問い合わせにも迅速な対応が可能です。

導入までの流れ

トライアル期間でもサポートセンターへのお問合せができます。不明な点については弊社スタッフがメールやサポートシステム、オンラインミーティングなどでフォローします。導入後も弊社スタッフが定期的にフォロー致します。

お問合せ

初回のお問い合わせは「お問合せフォーム」からお願いします。

お打ち合わせ

オンラインで、デモンストレーションやヒアリングを行います。

お見積り

ヒアリングをもとにお見積りを作成します。

トライアル

14日間無料でご利用いただけます。オンラインで操作説明を行います。

ご契約

利用申込書をお送り頂き、それを弊社が受理すると契約完了です。

導入

ご契約後最短3営業日でシステムのご利用が可能となります。


お問い合わせ、ご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。弊社担当者より1営業日以内にご連絡を差し上げます。