横浜電子情報工学会様は、横浜国立大学工学部電子情報工学科の卒業生の方を中心とする同窓会組織で、学科が設置された昭和24年から続いています。現在（2014年7月時点）では亡くなられた方を含めて7,200名の会員がおり、会員相互の交流を主な目的として活動されています。
今回のインタビューでは、横浜電子情報工学会様において、システムの導入から現在の管理まで中心となってご担当されている横浜国立大学大学院教授の吉川様と、運用を担当されている梅田様に、お話をお伺いしました。
以前は名簿をエクセルで管理していました。同窓会の役割として、名簿を発行することが同窓会の大きな役割の一つでしたが、昔は名簿の情報を集めるのが大変でした。名簿を郵送して情報を更新してもらって回収する作業を3年に1度行っていたのですが、とにかく手間がかかっていました。また配布した名簿が流用される危険性もあり困っていました。
そこでシステム化を検討し始めたのですが、スマートコアのようなシステムを使うと、会員がログインさえすれば会員自身で住所などの情報を更新してくれるので、事務局側の手間がかからなくなります。また、昔は名簿の印刷代で百何十万かかっていたことを考えると、スマートコアを使うことで作業が効率化されたうえコストを押さえることもでき、非常に助かっています。
名簿の管理をエクセルで行うと、情報をコピー&ペーストする際に入力する行を間違えたり、データの照合に手間がかかったりすることがあります。スマートコアだと住所などの情報の変更を行った時に変更ログが残るので、以前の情報を確認できる点はすごく便利です。
費用的に安かったことがありますが、何よりイベント機能や掲示板機能など、会員に対するサービスが充実していて将来性を感じたことが大きいです。
名簿の管理は基本中の基本でやはり便利です。以前は卒業後にIDを送付し、ログインして情報を確認してもらっていましたが、あまりアクセス数が伸びず苦労しました。今は卒業する前に学生本人に就職先の情報や帰省先などを入れてもらっています。卒業前ならこちら側で指導できますし、学生本人が情報を入れることで事務局の手間の削減にもつながります。また、一度卒業前にアクセスしてもらってシステムに触れてもらうことで、卒業後のアクセス数もグンと伸びました。
名簿データはシステムからダウンロードをして一覧表にできるので、どの会員が情報を入力したか、していないかがすぐ分かります。卒業前なら入力していない会員にもコンタクトを取りやすいので、連絡をして情報を入れるようにしてもらっています。
たまに同窓生から他の同窓生にコンタクトを取りたいと言う連絡をもらうことがあります。そんな時はスマートコアを使ってやり取りするように伝えています。
会員側で他の会員の検索もできますしね。
今は卒業年ごとにグループを作っています。
今後は横のつながりとなる学年ごとだけでなく、縦のつながりとなる研究室ごとにもグループも増やしていこうと思っています。理科系は研究室の繋がりが大きいので、研究室としてのグループは非常に重要なグループです。いろいろなSNSで新しい友達を作るのも良いかと思いますが、大学の繋がりは直接会って長い時間をかけて積み上げてきたものです。それにマッチングしたシステムは、通常のSNSのシステムでは難しいのではないかと思います。
一番便利だなと思ったのは招待状です。会員は招待状のメールを受け取ると、システムにログインしなくても招待状から出欠登録が出来ます。ログインして申込み、となるとログインIDが分からなくて申し込みをあきらめてしまう人が出てくると思いますが、招待状を使うことで簡単に出欠申し込みが出来ます。
あと、会員がイベントに対してコメントを書き込めるのも良いと思います。他にどんな人が来るのかが分かりますし、楽しそうなコメントが書かれていたら「私も参加しよう」という気になります。
これまでは毎回数十人しか集まってなかったのですが、今回は約100名の参加者がありました。
会報に総会案内の紙を1枚差し込んで、参加する人からメールかファックスで連絡をもらっていました。事務局では出欠の連絡を受ける作業があって大変でしたが、今はスマートコアの管理画面にログインすれば参加する会員がリスト表示されるので、とても楽になりました。
本の寄贈があった場合に「〇〇さんから本をもらったので図書室で見て下さい」といったお知らせや、昔先生をやっていた人などの同窓会内で有名な会員が亡くなった時の案内、また、別団体がやっている同窓会的な活動のホームカミングデーの案内などに使っています。
会費の機能に関しては運用と既存の機能がマッチしていなかったので改修をお願いしましたが、カスタマイズを行ってもらいとても見やすくなりました。使用していて問題を感じることはありません。要望を伝えるやり取りは主にメールで行いましたが、特に不自由さを感じることはありませんでした。
問い合わせをした当日か次の日には返信をもらって解決できているので、電話対応がなくても特に不便を感じたことはありません。
イベント機能をもう少し定着させたいです。今回同窓会としては初めて総会でイベント機能を使いましたが、その前にある学年を対象にイベント機能を使ったことがあります。イベント機能を使った出欠申し込みの流れからイベント開催の様子までを会報に載せて会員に告知しました。イベント機能を使うと幹事も会員も楽なので、徐々に各学年や研究室のグループでも利用を定着させていきたいと考えています。
あとは、メンバー検索やお友達検索で自分の行きたい会社で働いているOBを探して連絡を取りOB訪問する、という使い方もして盛り上げて行きたいです。
今は研究室のOBが学校に訪ねてきてコンタクトを取っていますが、今後はシステムでうまく回せるようにしたいです。就職情報がもらえるとなると、学生のアクセスも増えるかと思います。
吉川教授ならびに梅田様、ご協力ありがとうございました。
横浜電子情報工学会様HP → http://www.yoshilab.dnj.ynu.ac.jp/obog/index.html
会員サイト → https://ynu-dnj.alumnet.jp/
※本ページの情報は2014年6月におけるものです。
