東京都立小石川中等教育学校 紫友同窓会様

Q1. 以前の運営方法にはどのような問題がありましたか？

以前は会員による名簿閲覧を主体としたシステムを利用していました。便利な管理者機能はあったのですが、会員同士のコミュニケーションツールとしての機能がなく、会員が検索条件として指定できる項目も限られており、複雑な条件検索はできませんでした。

また、会員が情報更新を行うと、事務局宛に「変更届」がメールで自動送付され、事務局で「変更届」を承認すると更新情報がweb名簿に反映される仕組みでしたので、必ず事務局側の作業が発生していました。

 

Q2. アルムネットを導入しよう思われた理由は何でしょうか？

会員自身が自己責任で住所等の情報を更新してくれるようになり、事務局側の手間がかからなくなることが最大の狙いです。まだ利用開始から半年しか経っていないこと、ITに不慣れな高齢の会員も多いことから、まだまだ事務局側で情報更新するケースが多いのが実態です。それでも、「プロフィール更新記録」を見ると、最近は会員自身が情報更新してくれるケースが徐々に増えてきているようです。

また、alumnetにはこれまでのシステムには無かった様々なオプション機能があるので、今後は会員自身がグループ機能等の新機能を使いこなし、会員同士の交流が活性化するようになることを期待しています。

 

Q3. どの様な点が導入の決め手となりましたか？

他社システムより費用的に安かったこともありますが、事務局で使えそうな会費機能や宛名ラベル機能といったオプション機能が充実していて、将来的にシステムの拡張性が期待出来ると感じたことです。

 

Q4. 基本機能の中で一番よくお使いになっている機能は何でしょうか？

管理サイトを利用する事務局側は、かなり管理機能を使い込んできています。検索機能は、色々な検索条件を組合わせて的確な絞り込みができるので役に立っています。また、一斉送信メール機能は大変便利なので、特定会員向けの連絡や百周年関連での連絡に良く使っています。そのほか、会員への情報提供にお知らせ機能を使ったり、「逝去者」「住所不明者」一覧等を提供するためにファイル機能を使ったりしています。

会員サイトを利用する一般会員については、まだ利用開始から日が浅いので、基本機能ですら充分に使いこなせていない状況です。今のところ、「メンバーリスト」から検索条件を指定しての会員検索が、一番よく使われているようです。

 

Q5. グループ機能についてはいかがでしょうか？

まだ利用開始から日が浅いのでグループはあまり作られていませんが、「クラス単位」 のグループで、クラス会関連の連絡用に使っている様子です。次が「同学年単位」のグループで、同期会関連の連絡用に使っている様子です。「クラブ単位」のグループは、まだ殆ど作られていません。

 

Q6. 導入前後のサポート体制はいかがでしょうか？

約31,000名の会員情報の一括初期登録では、旧システムからのデータ移行に大変苦労しましたが、移行完了まで丁寧にサポートしていただけたので大変助かりました。利用開始後は、サポートセンターに2回ほどトラブル対応していただきましたが、迅速に解決していただきました。

 

Q7. 会員様からの反応はいかがでしょうか？

まだ6ヶ月しか経過していない（2014年4月1日利用開始）ので、何か言える状況ではありませんが、システム利用の為に新規にメールアドレスの登録を依頼してくる会員は確実に増えてきています。これまで（2014年10月13日時点）の会員アクセス数累計は約1,800件で、利用頻度に関してはまだまだこれからといった状況です。

 

Q8. 今後のシステム活用予定、また同窓会の活動予定をお聞かせください。

一般会員には、SNS的な使い方を想定したシステムをうまく活用し、特にグループ機能を使いこなして同クラス・同学年・同クラブでの会員同士の交流が活性化するようになることを期待しています。管理機能を使う事務局としては、「決済・会費管理」「イベント管理」といったオプション機能の追加も検討したいと思います。

同窓会活動としては、当面はやはりビッグイベントである4年後の「学校創立百周年」にフォーカスした活動を推進していくことになると思います。こういった活動のベースとなる名簿システムは、今後ますます重要なっていくでしょう。