日本神経科学学会様は脳・神経系に関する研究を行う神経科学研究者が結集した学術団体で、前身は日本神経科学協会として1974年10月に創設されました。
年1回行われる学会にて神経科学研究の成果を発表し、研究推進のための情報交換を行うほか、英文学術誌 Neuroscience Researchを発行して研究成果を世界に向けて発信しています。
創設当時は70名だった会員は大きく増え、現在は6,000名近くの会員を有しています。
今回は事務局スタッフとして会員管理や会費管理を中心に業務を行われている吉田様、江口様にお話を伺いました。
スマートコア導入前は、web上に会員データベースと入会システムはあったものの、決済サービスプロバイダとの連携ができておらず、会費の入金情報は会員情報と紐づいていませんでした。そのため、会員データベースとは別に事務局内で入金管理用ファイルを作成して入金情報を手入力しており、会費請求メールも手作業で送るなど、大変な手間暇がかかっていました。
会員の方々もご自身の会費納入状況を確認するには、事務局に問い合わせるしかない状況でした。会員数が6,000名近くになり、会費支払い方法も増える中、事務局の作業を合理化することはもちろん、会員の皆様にとっても使いやすいシステムを作ることが急務になっていました。
導入前に4社のシステムを比較したのですが、スマートコアに決めた理由は、コストパフォーマンスとシステム構築の自由度の高さでした。弊会は研究業界の事情に合わせて会員種別や会費支払い方法・時期などの見直しと改善を続けており、その変化に柔軟に対応できるシステムが必要でした。スマートコアは様々な汎用機能を提供してくれているので、必要なものを組み合わせて学会事務局内でかなり自由にシステムを構築・変更でき、さらに足りない機能や改修して欲しい点がある場合は、要望を出せば対応してもらえるというのが魅力でした。自分たちでシステムの仕組みや構築方法を覚える必要はありますが、完全オーダーメイドの他社システムに比べると費用は格安というのが決め手になりました。
会員データベースを構築し直し、複数の外部決済サービスとの連携ができるようになったことで、会員情報と入金情報が紐づいて、事務局の入金管理作業は格段に合理化されました。会員の方々も、会員サイトにログインすればご自身の会費納入状況の確認ができ、会員種別変更などの手続きもweb上で行っていただけるようになったので、会員サービス向上にもなったと思います。
また、アンケート機能も導入したので、会員の皆様から様々な意見をいただくことができるようになり、それに対して執行部の回答をホームページに掲載するなど、会員とのコミュニケーションにもスマートコアが役立っています。
入会時の推薦者の承認・会員種別変更などについては弊会独自のルールがあったり、また、2023年春の一般社団法人化を控えて、定款・細則に従って選挙を公正に実施できるようにする必要があったので、かなり細かい機能の追加・改修をお願いしました。そのため、改修費用の半分を弊会で負担しましたが、それらの機能は一から開発するのではなく、汎用機能としてすでにあるものを改修してもらったので、費用を抑えることができました。
とくに選挙機能については、様々な要望を出して改修していただきましたが、サポートシステムを通じてきめ細かく対応していただけたことに感謝しています。
将来的には、年に一度開催される年次大会の参加登録・演題登録や、各種の賞への応募・査読審査についても、会員データベースと連動してスマートコアでできるようになればと思っています。
吉田様、江口様、インタビューへのご協力ありがとうございました。
※本ページの情報は取材時におけるものです。予めご了承ください。
