1975年に創立された日本航空元客室乗務員の親睦団体である「日航スチュワーデス OG会」には約2,000 名の会員が所属しています。事務局では会員の氏名・住所などの基本情報の管理のほか、ホームページでの特典・求人情報の案内、年会費徴収業務などを行われています。
今回は、事務局の三浦様、若菜様、大谷様、田畑様にお話を伺いました。
これまでの会員管理は Microsoft の Access を使用、入退会の手続き・会員基本情報（住所・電話番号など）の変更などは電話・FAX・メール・ホームページからの連絡で受付、データ更新は事務局員の手入力で対応しておりました。手入力では、文字の不明瞭さや地名の思い込み、単純な打ち込みミスもあり、事務局員間でトリプルチェックを行っておりながらも、間違いも起こりかねない状況でした。
ホームページは存在しておりましたが、会員個別の ID・パスワードでログインするのではなく、共通のパスワードでログインし閲覧する仕様でしたので、会員個別の「マイページ」の設定がなく、ご自身で基本情報を変更・修正するシステムがありませんでした。また、ホームページにてイベントの告知も行っておりましたが、個別ログインができないことから、ホームページからのイベント参加申込も活用が限定的で、別途、電話・FAX・郵送などで受けつけるという、煩雑な業務に事務局員が忙殺されるような状況であり、業務内容のわりに人件費が必要以上に嵩んでいる実感がありました。
さまざまな管理機能が一元化できていないこと、そしてシステムが確立されていないことによるセキュリティの脆弱さにも危機感を感じておりました。情報管理がクラウド上のものではなく、事務局の PC 内・またバックアップハードディスク内という状態でしたので、なんらかの理由で物理的にこれらの情報にアクセスできなくなった場合についても常に危機感を抱いておりました。
ホームページと会員管理のシステムが一体化されているところかと思います。他の業者の提案はホームページと会員管理のシステムが別で、ホームページに入った後、再度会員管理システムへのログインの行程が必要な提案が多かったのですが、弊会の会員は年齢層が高い方もいらっしゃることもあり、役員会の理事（年齢層の高い方々）にはその点がハードルが高く映ったようです…。
また、もう一つの大きな要因として、イーストゲートさんを既に「日航 OB 会」が採用しているという点があげられます。やはり弊会の会員は年齢層が高いので、会員さんに説明する際に「既に OB 会が採用している」という理由が、理解を得やすく、また安心感があると理事たちが理解したようです。
事務局としては圧倒的に、煩雑な業務に関わる時間を削減することができました。業務量の 5・6 割を占めていた労力が 3 割ほどに減ったような実感です。また、情報がある程度クラウド化されたこと、セキュリティを向上することができたことが、会員さんの個人情報を預かる事務局として安心要因となりました。
イベントの参加者・支部ごと・細かな検索条件に沿ったリスト化も大変容易にできるようになりました。
ホームページ作成も、ページの増設・新規情報・PDF・画像のアップなどが容易に実施でき、タイムリーに頻繁に掲載できるため、ホームページ閲覧数も増えました。
会員さんからの反応はとてもよく、イベントやお電話などでお話しする機会に、ポジティブな感想をお伝えくださる会員さんも多くいらっしゃいます。
会員管理システム・ホームページは一元化できたのですが、将来的には年会費・イベント参加費などの入金管理システムも取り込み、本当の意味で、事務局業務を「一元化」できたらと考えております。弊会が既に導入していた「代金回収金融機関」がイーストゲートさんに対応していなかったため、今回は一元化を見送らざるを得ませんでしたが、今後なんらかの方法で対応できればと考えております。
また、弊会会員さんは、退職した後も、起業・独立・フリー活動・講師業・士業など、活躍されている方々が多いため、「OG 会」主体のイベントにとどまることなく、会員ご自身でイベントを企画・告知されるなど、活発に会員間で交流を図るようなプラットフォームとして発展させていくことができればと考えています。
それらの将来的な展望を叶えられそうな機能がイーストゲートさんのスマートコアには揃えられているように感じました。現在は活用できておりませんが、弊会の発展のため、将来的にそれらのオプション機能も活用できればと考えております。使用を始めてわかったことは、スマートコアは常に機能を充実させていらっしゃるようですので、更に便利な機能を追加・充実させていただけることを期待しつつ、弊会も今後活用させていただく機会が持てればと考えております。
三浦様、若菜様、大谷様、田畑様、インタビューへのご協力ありがとうございました。
日航スチュワーデス OG会様会員ページ → https://www.jalog.jp/
※本ページの情報は取材時におけるものです。予めご了承ください。
