平成22年8月に組織された一般社団法人コスモス成年後見サポートセンター様では、成年後見に関する十分な知識・経験を有する全国の行政書士を正会員として組織され、ご高齢の方、障がいのある方が、自立した生活が送れるよう、財産管理、身上監護を行ってサポートされています。
今回のインタビューはコスモス成年後見サポートセンター事務局として運営に携わっている松田様に、スマートコア導入の経緯などを中心にお話を伺いました。
以前はエクセルを使って会員名簿と業務報告を管理していました。エクセルだと支部の管理者に名簿の提供を求められた時、その支部に見せる必要のない情報をカットする必要があり、次第に会員名簿と業務報告の量が増えてくるにつれて管理が大変になってきました。またエクセルの使い勝手を良くすればするほど他の人には使いにくいものになってきたこともありシステムの導入を考え始めました。
会員管理システムの導入を考え始めて重要視したのはASPシステムだということです。インターネットでアプリケーションを使えるASPシステムだと複数の人が管理できて、常に最新の情報が閲覧できるという状態になりますから。スマートコアは管理者側で動的に作れる部分が多く、プロフィール項目の追加や変更、メールテンプレートの編集など、後からお金を出して変更してもらわなくても、状況に応じて管理者が自由に変更できるシステムだったので選びました。
コスモスはまだ設立から約3年と長くはないので、規則や様式が頻繁に変わるんです。数ヶ月単位で見直しているため、規則集として印刷して会員に配布するわけにはいきません。ファイルアップロード機能を使って管理者側で規則や資料をアップロードし、それを会員がシステムからダウンロードして見られるのは助かっています。また、会員自身がプロフィールを変更できるのは便利ですね。ニュース機能は会員にメール送信するほどではないが、情報を提供したいときに使っています。
行政書士である会員は、年に数回自分の業務報告を書面で提出しています。カスタマイズ機能として業務報告の提出の有無や、内容の評価を管理できる業務報告管理機能と、会員が資格を更新するのに必要な研修に出たかどうかを管理できる研修機能を作ってもらいました。一緒にカスタマイズ機能のパネルも作ってもらいましたが、いいものが出来たと思っています。会員側でも自分の提出した業務報告にどんな評価がついているのかを見ることが出来て便利だと思います。
サポートシステムにログインすると、今までのやり取りのログが残っているのがいいと思います。自分以外にいる問い合わせ担当者の人に操作説明を求められた時に、サポートに連絡してと言えるのも助かります。
今、会員はファイルのダウンロードと、自分の提出した業務報告がどんな評価をされているかを確認するために主にシステムを使っています。現状の用途だと、頻繁にシステムにアクセスする必要がないので、今後は支部の会議の予定など支部の動きがシステムで見られるようにして、会員のアクセスを促すようなシステムにしていきたいと考えています。また今はシステムを使って会員同士の交流をすることはないですが、今後はグループ機能を使って、同じ研修に出た人同士でグループを作り、飲み会の連絡に使ってもらうなど、個人的な利用に使ってもらうのもいいかもしれません。まずは支部管理者に使い方の説明会を開催して、支部での利用を促進するところから始めようと思っています。
松田様ありがとうございました。
一般社団法人コスモス成年後見サポートセンター様HP → http://www.cosmos-sc.or.jp/
会員サイト → https://cosmos-sc.smartcore.jp/
※本ページの情報は2013年2月におけるものです。
