都立小山台高等学校は、1922年に東京府立第八中学校として設立された、伝統校です。その90年近い歴史の中からは、政財界から文化・芸能の世界に至るまで、幅広い分野で著名な人物を輩出しています。菊桜会様は、卒業生による同窓会組織として1928年に発足されました。現在は会報の発行、総会や幹事会の開催といった定期的な活動のほか、卒業生に対しての就職支援や、講師の派遣、留学支援などの活動もおこなわれています。 今回は、菊桜会副幹事長を務めておられる有田様に、スマートコアを利用した同窓会運営について、お話をお伺いしました。
「これまでは定期的に会員名簿を発行してきましたが、膨大なコストがかかることや、個人情報保護法の施行もあり、この時代に紙での管理はいかがなものか、という声が会員の方からあがりました。とはいえ、名簿の管理を行わないわけにもいきません。そこで、紙に替わる名簿管理のツールとして、システムの導入を考えました」 スマートコアを導入された経緯についてお尋ねしたところ、このようにお答えいただきました。 実際に発行された名簿を拝見させていただきましたが、さすがに2万7千人を超える卒業者を誇る伝統校だけあって、その厚さは相当なものでした。環境への負荷と個人情報の管理を考慮すれば、システムの導入は自然の成り行きなのかもしれません。
いくつもの選択肢がある中でスマートコアを選択された理由としては、「データベースの構成や速度に関しては満足していたし、いくつか見積もりをもらった中で、費用対効果で考えてもスマートコアが一番良かったから」と話されました。その上で、現在利用してみての感想をお伺いしたところ、「要件は満たされているし、一斉送信メールやグループ機能などの諸機能には、十分満足しています。」との評価をいただきました。スマートコアには、名簿管理は当然のことながら、会費管理やログ管理、イベント管理の機能など、同窓会運営に不可欠な機能が揃っています。また、管理者の方、ユーザーの方双方にとって便利な機能も備わっています。
「OB会などの縦軸と、同期会などの横軸を組み合わせることで、様々な切り口から情報の抽出や整理が出来ることがメリット」班（クラブ）のOB会や同期会、クラス会などの幹事をされている方々が、グループ機能を利用しておられるそうです。それによって、縦のつながりと横のつながりの双方向から、同窓会内にいくつもの小さなコミュニティーが出来ます。それらを一括管理することで、全体管理の利便性が向上します。 同窓会活動の活性化に関しても、今までは有効なツールがなかった、ということでした。しかし、今後はグループ機能を活用した身近なところからの働きかけをおこなっていきたい、とおっしゃっていました。
「現時点では、不満な点は特にありません。細かな要望にも柔軟に対応してもらっているし、今の調子で継続していってほしい」 今後スマートコアに期待することをお伺いしたところ、このようにお話しされていました。とはいえ、何より大切なのは運用後のサポートです。今後も、サービスのグレードを落とさないことを第一に心がけながら、機能の拡張を含めた様々なご要望におこたえしていくことで、より充実した同窓会運営のお手伝いをしていきます。
この記事は、菊桜会副幹事長の有田様にご許可を頂いて作成いたしました。ご協力誠にありがとうございました。
【ホームページ】
東京都立小山台高等学校様 → https://www.metro.ed.jp/koyamadai-h/
【会員サイト】
https://www.kikuoh-kai.jp/
※本ページの情報は取材時におけるものです。予めご了承ください。
