日本クラシック音楽協会様

コンクール申し込みから決済、申込者管理までを一括管理できるシステム

クライアント様ご紹介

一般社団法人日本クラシック音楽協会様は、１．公正・中立、２．幅広い参加者層、３．クラシック音楽の普及、という3つの基本理念により、日本クラシック音楽コンクールの運営を行われている団体様です。

今回のインタビューは、事務局の西田様にお話をお伺いしました。

カスタマイズ概要

ベーシックな会員情報の管理機能、三井住友カード株式会社「決済ステーション」と連動した会費・請求管理機能、そして、コンクールの申込みと受け付けた申込みの管理機能を中心としたシステムです。会員サイトを使わず、事務局による管理者サイトでの会員管理に特化したカスタマイズです。

Q1 システム導入前の運用では、どのような問題がありましたか？

Q2 スマートコアを導入した決め手は何ですか。

Q3 カスタマイズ機能の開発について、要件まとめや開発過程の感想をお聞かせください。

Q4 実際システムを利用してみて、1年間の運用はいかがでしたか？

Q5 システムと連携してのWEB決済（SMBC「決済ステーション」）を導入してみていかがでしたでしょうか？

Q6 ホームページ管理機能について、使い勝手など感想をお聞かせください。

Q7 システムを利用した今後の展望などについてお聞かせください。

Q1：システム導入前の運用の問題点

 ―― 迅速な顧客対応ができない

西田様

弊社はクラシック音楽コンクールの運営を行っております。クラシック音楽の普及に努め、幅広い参加者層の方々にご参加頂いております。コンクールは予選・本選・全国大会と日本全国で開催している為、以前のシステムでは、大量の顧客データを確認する際には事務所に戻らなければならない弊害がありました。そのため、迅速な顧客対応が出来ず、対応に遅れが生じる大きな問題がありました。また、使用していたデータ管理システムのソフトが古く、サポートも終了してしまった為、新しく購入したパソコンにインストールができないという問題もありました。

Q2：スマートコア導入の決め手

 ―― インターネット環境があればどこでもデータを確認できる

オーケストラ練習の様子

上記にあるような弊社が抱えていた問題を解決できるシステムを必要としていた際、お世話になっている銀行の担当者からご紹介頂き、インターネット環境があれば全国どこでもデータが確認できるところに魅力を感じました。また、コンクール運営に合わせカスタマイズされた機能を使用出来ることが決め手となり導入を決定しました。

Q3：カスタマイズ機能の開発について

 ―― 開発担当者と連携して問題をクリアしていきたい

本来は汎用的なシステムかと思いますが、コンクール機能を開発して頂いた事によって、独自のシステムとして運営がしやすくなりました。開発者のご苦労は絶えないと思いますが、正直言いますと操作する側は一からなので、慣れるのに時間がかかりました。しかし、操作を覚えてしまってからは顧客対応が早くなりました。

また、新規にコンクール機能の開発なので、作業過程で不備・改良点など新たな壁にあたり、その都度対応が必要となります。導入して１年、まだまだ開発過程にあると思いますが、良いシステムを作りあげる為に問題を１つずつクリアし、システム開発ご担当者様と連携を取りご協力頂きながら良いシステムの完成を目指して行きたいと思います。

Q4：実際に運用した感想

 ―― 事務処理のスピードアップ・ミスの減少 → 顧客信頼度の向上

ガラコンサートの様子　その１

インターネット環境があれば全国どこでもデータが確認・管理ができるので、顧客への対応が直ぐできるようになりました。また、それらのデータを全員で共有できるため、社員が全国各地に散らばっていてもデータ確認が出来るようになりました。

当コンクールは、予選・本選・全国の【選考会】、全国各地で開催【参加地区】、様々な楽器【部門】と参加者層【部】、年齢により異なる【参加料】など細分されています。システム導入前は、この複雑な運営の仕組みの中でアナログ作業により時間も労力も費やしていましたが、このシステムの導入後、当コンクール仕様に開発された機能を使うことで、事務処理速度が速くなり、アナログでは防ぎきれないミスも減り、顧客への信頼度も増しました。時間や労力などのソフト面でも改善され、効率的な運営が出来るようになりました。

Q5：SMBC「決済ステーション」との連携について

 ―― 一人一人の顧客に対して細かい対応が可能になった

今まで参加料のお申込み方法は郵便局での払込取扱票のみだったので費用計上等全てアナログでした。このシステム導入後は瞬時に入金確認ができ、その後の運用が格段にスムーズになりました。また、顧客管理の面でも、支払段階、支払状況、支払形態など瞬時に把握でき、顧客お一人お一人に対し細かい対応が可能になりました。

Q6：ホームページ管理機能について

 ―― インターネット環境があれば簡単に制作できるのが魅力

ガラコンサートの様子　その２

以前は複雑なホームページ制作ソフトを使用していたのですが、CMSに代わってからは、新人でもWordを扱うように簡単にページ制作ができるようになりました。内容等の変更や追加なども、簡単に弊社の社員がその場で作業・編集でき、また、ソフトをインストールする必要がないためバージョンアップの必要もなく、インターネット環境があれば簡単に制作できるのが魅力だと思います。

Q7：システムを利用した今後の展望

 ―― グローバルにコンクール運営を進めていきたい

弊社では現在、全国でコンクール運営をしておりますが、５年前から台湾との提携も始めています。また、海外からの参加者も多く、近い将来システムを英語でも入力可能にし、グローバルにコンクール運営を進めていけたらと考えております。

西田様、ご協力ありがとうございました。

日本クラシック音楽協会様HP → http://www.kurakon.net/

※本ページの情報は2014年3月におけるものです。